So gelingt der Beitragseinzug mit IntelliVerein
Mitgliedsgebühren einfach und schnell einziehen
22. Februar 2022 (aktualisiert)
verfasst von Melanie Düpmeier
Für Ihren Verein bilden sie die finanzielle Basis: die Mitgliedsbeiträge. Daher ist es besonders wichtig, dass diese richtig eingezogen werden. Mit IntelliVerein können Sie unkompliziert die Beiträge Ihrer Mitglieder einziehen. Ob jährlicher, halbjährlicher oder monatlicher Beitrag, Lastschrift oder Rechnung oder verschiedene Beiträge für Altersgruppen. Alles ist flexibel einstellbar und manchmal sieht man vor lauter Mögichkeiten die richtige Vorgehensweise nicht.
Wir haben Ihnen hier die häufigsten Fragen zum Thema Beitragseinzug beantwortet und klären außerdem, was Sie bei Fehlermeldungen tun können.
Wo lege ich die Beiträge an?
In den Grundlagen > Betragssätze legen Sie alle Beiträge an, die es in Ihrem Verein gibt.
Sie können dabei entscheiden, in welchem Turnus jeder Beitrag fällig wird und ob er per Rechnung oder Lastschrift bezahlt wird. Es lassen sich außerdem Altersgrenzen für einzelne Beiträge festlegen. Ebenso ist die Zuordnung zu einer bestimmten Abteilung möglich.
Tipp: Die Zuordnung zu einer Abteilung ist nur dann sinnvoll, wenn ein Beitrag nur für eine bestimmte Abteilung gilt. Beträgt ihr Jahresbeitrag 89€ und für die Abteilung Fußball kommen jährlich 12€ Trikotgebühren dazu, legen Sie den Jahresbeitrag allgemein an und einen zusätzlichen Beitrag von 12€ nur für die Fußballabteilung. Sind einer Person beide Beiträge zugeordnet, werden insgesamt 101€ eingezogen. Es ist außerdem möglich, in einem separaten Beitragslauf die Trikotgebühr direkt auf das Konto der Fußballabteilung einzuziehen. Siehe hierzu Frage "Die Zusatzbeiträge für Abteilungen sollen auf das Abteilungskonto eingezogen werden. Geht das?".
Wie weise ich zu, welches Mitglied welchen Beitrag zahlt?
Damit die Beiträge für Ihre Mitglieder eingezogen bzw. berechnet werden können, müssen diese zugeordnet werden.
Rufen Sie dazu das Mitglied auf und klicken in den Personendetails auf den Reiter Beiträge. Dort können Sie über den Button Neu einen neuen Beitrag zuordnen oder bereits bestehende bearbeiten oder löschen.
Wenn Sie gerade mit IntelliVerein starten oder aus einem anderen Grund vielen Personen neue Beiträge zuordnen möchten, können Sie dies auch über die Importfunktion (Vereinsmitgliederverwaltung > Daten Import/Export) durchführen. Exportieren Sie dazu eine Liste Ihrer Mitglieder und aktivieren die Checkbox Beitragssatzzuordnungen.
Wir empfehlen, eine Beitragszuordnung nach dem oben beschriebenen Verfahren per Hand durchzuführen und erst danach die Liste zu exportieren. So sehen Sie genau, was Sie in die Excel-Liste eintragen müssen.
Kann ich zwischen Zahlung per Rechnung und Lastschrift unterscheiden?
Für die Unterscheidung legen Sie in den Grundlagen den Beitrag zweimal an - einmal der Art Rechnung und einmal der Art Lastschrift. Für die einfachere Erkennbarkeit schreiben Sie die Art mit in den Beitragsnamen. Für beide Arten muss ein separater Beitragslauf ausgeführt werden. Beim Beitragslauf wählen Sie ebenfalls die Art (Rechnung oder Lastschrift) aus.
Können einem Mitglied mehrere Beiträge zugeordnet sein?
Ja, einem Mitglied können beliebig viele Beiträge zugeordnet sein.
Kann ich mehrere Beiträge gleichzeitig einziehen?
Ja.
Bei einem Beitragslauf werden immer alle Beiträge berücksichtigt, die zur Art (Rechnung oder Lastschrift) und dem Turnus (Jahr, Halbjahr, Monat) des Beitragslaufes passen.
Beispiel: Die Jahresgebühr mit dem Turnus Jahr und die monatlichen Gebühren für die Gymnastikabteilung können nicht in einem Beitragslauf eingezogen werden.
Um nur einzelne Beiträge einzuziehen, wählen Sie diese per Checkbox unter Nur diese Beiträge einziehen aus. Wird hier kein Beitrag angehakt, werden alle eingezogen.
Einmalige Beiträge können bei jedem Beitragslauf berücksichtigt werden, sofern die Checkbox angehakt wird.
Ich habe einen Beitragslauf gemacht. Sind die Beiträge jetzt eingezogen worden?
IntelliVerein enthält kein HBCI-Modul, sodass keine direkte Verbindung zu Ihrer Bank besteht. Nachdem Sie einen Beitragslauf durchgeführt haben, erhalten Sie eine SEPA-Datei, die Sie auf Ihrem PC speichern und anschließend ins Online-Banking Ihrer Bank hochladen.
Wichtig: Die Lastschriftdatei brauchen Sie nicht zu öffnen. Das Format ist für Ihre Bank lesbar. Wenn Sie prüfen möchten, welche Beiträge eingezogen werden, nutzen Sie die Übersicht im Reiter Beitragseinzüge.
Können Abteilungsbeiträge direkt auf das Abteilungskonto eingezogen werden?
Ja, das geht. Öffnen Sie zunächst in den Grundlagen die Vereinsdaten und klicken dann auf Übersicht. Dort sehen Sie das Vereinskonto und können weitere Konten anlegen.
Beim Beitragslauf wählen Sie dann eines dieser Konten unter Für Konto aus.
Wie kann ich allen Mitgliedern eine Rechnung über die Mitgliedsgebühren schicken?
Sowohl bei Beitragsläufen per Rechnung als auch per Lastschrift erhalten Sie eine Liste und einen Detailbericht über die durchgeführten Einzüge.
Dies sind Excel-Dateien, die alle benötigten Informationen für eine Rechnungsstellung beinhalten. Sie eignen sich als Steuerdatei für einen Serienbrief in Word, um entsprechende Dokumente zu erstellen.
Ich kann die SEPA-Datei nicht erstellen. Woran liegt das?
Damit die SEPA-Datei erstellt werden kann, muss in den Grundlagen > Vereinsdaten die richtigen Bankdaten des Vereins angegeben sein. Ebenso muss eine Gläubiger-ID eingetragen sein.
Erscheint die Meldung "Für den ausgewählten Zeitraum sind keine Beiträge zu berechnen.", ist bereits ein Beitragslauf erstellt worden. Prüfen Sie, dass Sie den richtigen Zeitraum sowie die gewünschte Zahlart beim Beitragslauf ausgewählt haben.
Überprüfen Sie außerdem, dass die einzuziehenden Beiträge korrekt angelegt sind (Turnus, Zahlart).
Ebenso kann es sein, dass bei der Beitragszuordnung beim Mitglied ein Fehler beim Beginn-Datum vorliegt und damit der Beitrag noch nicht fällig ist. Kann auch das Ende-Datum betreffen und der Beitrag ist für den Zeitraum des Beitragslaufes nicht mehr fällig.
Erkennt IntelliVerein automatisch einen Beitragswechsel, zum Beispiel von Jugend zu Erwachsenen?
Nicht automatisch, mit dem folgenden Vorgehen haben Sie dennoch alle nötigen Beitragswechsel gut und sicher im Blick:
Tragen Sie in den Grundlagen > Beitragssätze bei den entsprechenden Beiträgen ein Minimal- bzw. Maximalalter ein. Vor einem Beitrageinzug prüfen Sie alle Zuordnungen, bei denen die Altersgrenze nicht zum Alter passt. Dies erfolgt über die erweiterte Suche in der Personenübersicht. Setzen Sie einen Haken bei der Checkbox Beitragsalter über/unterschritten und Sie bekommen alle Personen angezeigt, die Sie prüfen sollten.
Einen entsprechenden Hinweis erhalten Sie auch beim Beitragslauf, können diesen jedoch übergehen und den Beitragslauf dennoch durchführen.
Warum wurde trotzdem ein Beitragseinzug erstellt, obwohl das Mitglied gekündigt hat?
Kündigt ein Vereinsmitglied, tragen Sie im Reiter Mitgliedschaft ein Ende-Datum ein. Dieses wird auch für die Beitragszuordnung verwendet.
Bei der Beitragszuordnung kann das Datum dennoch manuell geändert werden, sodass der Beitrag trotz beendeter Mitgliedschaft fällig wird.
Außerdem wird ein Beitrag immer dann noch einmal eingezogen, wenn es eine (auch teilweise) zeitliche Überschneidung zwischen Mitgliedschaft und Startdatum des Beitragsturnus gibt.
Beispiel: Ein Mitglied kündigt zum 28.02.2021. Dieses Datum tragen Sie als Ende-Datum bei der Mitgliedschaft ein und wird auch für die Beiträge übernommen. Nun machen Sie am 01.03.2021 einen Beitragslauf für Ihren Jahresbeitrag, der Zeitraum des Beitragslaufes beginnt am 01.01.2021. Somit wird das gekündigte Mitglied beim Beitragslauf noch berücksichtigt, da für Januar und Februar noch eine Mitgliedschaft bestand und diese beiden Monate in den Turnus des Jahresbeitrags fallen.
Um dies zu verhindern, setzen Sie das Ende-Datum des Beitrags manuell auf den 31.12.2020. Er wird dann nicht mehr berücksichtigt.
Sofern Sie den Beitragslauf noch nicht bei der Bank eingereicht haben, können Sie ihn wieder löschen. Nehmen Sie dann Anpassungen an den Beitragszuordnungen vor und erstellen den Beitragslauf neu.
Wie ziehe ich einen reduzierten Beitragssatz bei unterjährigem Eintritt ein?
Bei der Zuordnung des Mitgliedsbeitrags erscheint nach Auswahl des Beitragssatzes eine Checkbox Abweichender Beitrag für Restperiode. Bei Anhaken erscheint darunter ein Feld, in dem ein anteilig berechneter Wert steht. Diesen können Sie auch manuell verändern.
Es wird automatisch das Ende des Eintrittsjahres als Ende-Datum gewählt.
Weisen Sie dann den Beitrag erneut zu mit Startdatum 01.01. des Folgejahres.
Kann ich einen Beitragslauf auch wieder löschen?
Ja, ein Beitragslauf kann wieder gelöscht werden. Dabei entstehen auch alle Fälligkeiten neu.
Öffnen Sie die Details des Beitragslaufes, oben rechts erscheint der Löschen-Button.
Beim Hochladen bei der Bank erhalte ich eine Fehlermeldung. Was mache ich nun?
Meistens stimmen dann eine IBAN oder eine BIC nicht oder es kommen unzulässige Zeichen in der Mandatsnummer oder dem Namen des Mitglieds vor.
Prüfen Sie die Daten dahingehend oder stellen eine Supportanfrage an uns.
Was mache ich, wenn einzelne Einzüge beim ersten Mal nicht funktioniert haben?
Hat der Lastschrifteneinzug nicht funktioniert, sollten Sie zunächst den betreffenden Beitragseinzug bearbeiten und den bezahlten Betrag auf 0 setzen. Eine neue Fälligkeit wird dadurch noch nicht erzeugt.
Weisen Sie nun dem Mitglied einen einmaligen Beitrag zu. Dort können ggf. auch Rücklastschriftgebühren mit einberechnet werden. Beim nächsten Beitragseinzug wird dieser dann über die Checkbox Einmalige Beiträge einschließen erneut eingezogen.
Wo sehe ich, welche Beiträge noch nicht bezahlt sind?
Für jeden Beitraglauf können Sie sich die einzelnen Beitragseinzüge anzeigen lassen.
Sortieren Sie die Spalten auf- oder absteigend, um abweichende Werte zu sehen.
Bei Lastschriften werden alle Beiträge als bezahlt gekennzeichnet und der fällige Betrag im Feld Bezahlt eingetragen.
Bei Rechnungsläufen tragen Sie jeweils ein, wie viel bezahlt wurde. So haben Sie immer im Blick, wo noch Beiträge offen sind.
Ihre Frage war nicht dabei?
Stellen Sie uns eine Supportanfrage aus Ihrem IntelliVerein heraus oder nutzen Sie das Supportformular.
